Grand Design ??

“Setiap Brain-ers wajib membuat tulisan mengenai Grand Design LKM!”, salah satu kalimat dalam rapat BPH menjelang pelantikan anggota LKM UNJ 2012.

Saya tidak tahu apa yang harus saya tuliskan dalam tulisan ini. Tapi saya tetap membiarkan jari-jari saya ini berayun di atas keyboard laptop, karena saya yakin akan mendapat view yang mendekati tepat.

Grand Design, yang terlintas di benak saya kala mendengar kalimat ini adalah rancangan yang besar. Dengan latar belakang bahasa inggris yang saya miliki, saya mencoba menafsirkan. Grand berarti besar, design berarti rancangan. Maka, jika saya disuruh membuat Grand Design LKM, artinya saya harus membuat rancangan besar mengenai LKM selanjutnya. Bukan besar dalam arti kata sebenarnya, tetapi besar karena dapat membuat LKM menuju Arete atau keutamaan (meminjam istilah yang biasa disebut Kak Rianto).

Dengan penafsiran seperti di atas, saya berusaha membuat grand design dengan landasan ilmu Manajemen yang saya pelajari di ruang kelas. Mengapa dengan prinsip manajemen? Karena LKM memiliki tujuan. Untuk mencapai tujuan tersebut, kita membutuhkan manajemen.

Dalam buku Essentials of Management, karangan Weihrich and Koontz, Manajemen didefinisikan sebagai berikut : “Management is the process of designing and maintaining an environment in which individuals working together in groups and efficiently accomplish selected aims.”

Dari definisi di atas, tergambar 5 prinsip Manajemen, yaitu : Planning, Organizing, Staffing, Leading, and Controlling. Bila saya ingin membuat grand design dengan cara ini, artinya saya harus menerjemahkan kegiatan-kegiatan harian LKM ke dalam bentuk baku prinsip Manajemen ini.

Environment yang berusaha kita manage adalah LKM. Kita (pembelajar-pembelajar di LKM) jelas menginginkan agar LKM bersama manusia-manusianya mencapai keunggulan komunitas. Unggul dalam pengetahuan dan kebijaksanaan. Dengan tujuan tersebut, mari kita masukkan kegiatan-kegiatan LKM agar sesuai dengan prinsip Manajemen yang ada. Lima definisi prinsip manajemen di bawah, masih saya ambil dari buku yang sama dengan sebelumnya.

Planning

Planning : Selecting missions and objectives as well as the actions to achieve them, which requires decision-making. Orang-orang di LKM sudah mahir dalam membuat perencanaan. Mulai dari penetapan Motto dan Prinsip LKM, hingga keseluruhan program kerja yang akan dilaksanakan dalam satu kepengurusan. Setiap detail program kerja dibahas dalam Raker (rapat kerja) yang dilaksanakan dari pagi hingga bertemu pagi lagi dalam kurun waktu 2-3 hari. Dihiasi dengan tanggapan pro dan kontra, hingga akhirnya tersusun proker yang sah.

Semua rencana ini (rancangan proker) tak hanya selesai dibahas dalam 3 hari raker. Masih ada rapat-rapat di kemudian hari, entah rapat BPH entah rapat panitia pelaksana, yang kesemuanya bertujuan untuk memuluskan terlaksananya seluruh rencana ini.

Seperti kalimat, “which requires decision making”, ya benar. Dalam perencanaan, kita memang membutuhkan pengambilan keputusan. Sebagai contoh, keputusan untuk apakah perlu diadakan LKM expo, apakah kreatis dijadikan syarat pelantikan, apakah tema untuk kreatis lanjutan. Semuanya memang membutuhkan “decision making”. Tanpa decision making, tak akan ada aksi yang dilancarkan.

Perencanaan yang perlu dilakukan LKM adalah perencanaan yang tidak hanya matang mengenai apa yang ingin dicapai, tetapi matang dalam hal penetapan strategi-strategi pelaksanaannya. Misalnya, membiasakan membuat shortterm planning untuk aksi-aksi yang perlu dilancarkan dalam waktu dekat. Serta berinovasi menciptakan alternative-alternatif strategi dalam rangka pelaksanaan tujuan tersebut.

Organizing

Organizing : establishing an intentional structure of roles for people to fill in an organization. Manajer-manajer yang ada di LKM perlu merumuskan span control bagi orang-orang yang ada di LKM. Maksudnya mengatur sedemikian rupa agar segala kegiatan dalam rangka pencapaian tujuan LKM dapat berjalan dengan baik (terorganisir). Siapa yang akan berperan untuk penggerak kegiatan harian, siapa yang berperan mengenalkan LKM kepada para New Comers, dan siapa yang akan terus berperan dalam melestarikan budaya baca, menulis, dan berdiskusi di LKM. Tentunya, kita semua (pembelajar si LKM) memiliki peran di sini.

Prinsip Organizing sebenarnya bisa kita lihat dengan lebih sederhana. Sebagai contoh, Joko diamanahkan sebagai ketua pelaksana untuk acara pelantikan anggota LKM. Bagaimana dia mengatur agar teman-temannya berkontribusi sesuai fungsi masing-masing juga dapat saya sebut sebagai pelaksanaan prinsip Organizing.

Ia membangun struktur agar Kamil yang berperan sebagai koordinator perlengkapan, bergerak mencari tempat yang layak dijadikan lokasi acara serta menyediakan peralatan untuk keperluan pelantikan. Ia juga mengatur agar Egi berperan sebagai orang yang membantu keperluan administratif, seperti membuat surat dan form penilain juri. Lebih sederhananya lagi, dapat dilihat dari bagaimana Joko mengadakan rapat dengan panitia pelaksana yang lain.

Contoh yang lebih general lagi mungkin seperti ini. Ami adalah kepala divisi Public Speaking di LKM. Prinsip Organizing ia jalankan dengan cara mengatur jadwal kegiatan Public Speaking Day setiap hari selasa. Ia mengatur siapa PJ PSD di hari selasa ini, dan siapa PJ untuk hari selasa berikutnya. Ia mengatur sedemikian rupa hingga tersusunlah kurikulum Public Speaking Day selama satu kepengurusan.

Mengutip kalimat dari Laura Dias dan Amit Shah dalam bukunya Introduction to Business, “Operationally, organizing means allocating resources, assigning tasks, and establishing procedures for accomplishing the organizational objectives.” Contoh-contoh kegiatan yang telah dilakukan Ami dan Joko mencerminkan apa yang dimaksud dalam kalimat Laura Dias dan Amit Shah tersebut.

Prinsip Organizing ini perlu dijalankan oleh siapa pun yang berada di Manajemen LKM, artinya seluruh pengurus. Karena setiap dari mereka memiliki peran di dalam keberlangsungan lembaga yang dicintai ini.

Staffing and Leading

Staffing : Filling, and keeping filled the positions in the organization structure. Singkatnya, Staffing adalah melakukan pengisian orang-orang ke dalam struktur organisasi. Seperti yang dilakukan Kak Rianto (Formattur – saat ini ketua) dan Kak Naufal (mid-formattur – saat ini Kadiv. Penulisan) pasca RTA kepengurusan 2010-2011. Mereka merancang struktur organisasi LKM dengan 8 Badan Pengurus Harian (BPH) di dalamnya. Tentu prinsip Staffing telah terlaksana dalam hal ini.

Namun, ada yang perlu kita jadikan perhatian. Staffing tak sebatas Filling, but also ‘keeping filled’. Atinya, perlu dilakukan suatu tindakan untuk menjaga agar struktur organisasi yang telah terbentuk tetap terisi hingga akhir kepengurusan. Hal ini menjadi sulit, mengingat setiap pengurus LKM mempunyai ‘multiple role’ dalam kehidupannya masing-masing. Sudah ada beberapa kasus pengurus yang mundur tanpa berita, atau yang tiba-tiba menghilang kemudian muncul lagi. Hal ini menjadi dinamika tersendiri bagi organisasi LKM, loyalitas bermain di sini.

Seperti yang pernah saya alami sendiri. Sejak sekolah, saya merasa debat bahasa Inggris adalah dunia saya. Namun, ketika kuliah saya menemukan dunia baru, yaitu LKM. Suatu ketika ada kompetisi yang dilaksanakan sebagai wadah seleksi untuk mencari perwakilan UNJ ke ajang National University English Debate Competition (NUEDC). Kompetisi ini tentu sangat bergengsi, apalagi untuk saya yang notabene telah menjadi debater. Sayangnya, hari pelaksanaan seleksi ini bersamaan dengan Raker yang diadakan LKM.

Loyalitas saya benar-benar diuji di sini. Akhirnya, pada saat itu saya memilih untuk tidak mengikuti seleksi dan tetap bertahan di LKM. Sampai akhirnya sekarang saya diamanahkan menjadi Kepala Departemen PSDM. Sesuatu yang tak pernah saya duga-duga sebelumnya. Entah dorongan apa yang membuat saya mengambil keputusan seperti itu. Mungkin kalian yang sekarang masih bertahan di LKM pun pernah merasakan hal yang sama dengan saya, bahkan mungkin lebih berat.

Untuk ke depannya, tentu diperlukan perekat yang lebih ampuh untuk ‘keeping filled’ ini. Loyalitas terhadap organisasi jelas amat sangat diuji di LKM. Perekat bukan saja hal-hal yang bersifat visioner, tetapi juga yang bersifat humanis. Kembali saya meminjam istilah, kali ini dari Kak Tengku, “Di LKM kita memerlukan keseimbangan antara humanis dan visioner”.

Kita boleh saja mengejar visi/tujuan yang ingin dicapai LKM, tapi kita tetap juga harus menjaga keharmonisan relasi humanis yang ada di LKM. Persahabatan juga dapat menjadi perekat yang ampuh. Berjuang belajar bersama sahabat tentu akan lebih menyenangkan daripada berjuang dan belajar sendiri.

Leading : influencing people so that they will contribute to organizational goals. Pemimpin. Ya, pemimpin atau di LKM kita sebut sebagai ketua, tentu sangat signifikan pengaruhnya dalam manajemen LKM. Meminjam lagi kalimat ka Anto, “Great LKM comes from Great People”. Saya tambahkan sedikit, “Great people needs A Great Leader”. Kumpulan orang-orang yang hebat belum tentu melahirkan LKM yang hebat tanpa adanya pemimpin. Mengapa? Karena tanpa pemimpin, semua akan berebut wewenang untuk melakukan ini dan itu. Maka, yang timbul adalah bentrokan kepentingan di sana sini.

Pemimpin sepatutnya mampu memengaruhi, mendorong, dan memberikan motivasi agar kumpulan orang-orang dalam tim nya mampu berkontribusi secara optimal untuk pencapaian tujuan organisasi.

Controlling

Contolling : Measuring and correcting individual and organizational performance to ensure that events to conform to plans. Keempat prinsip di atas, tak akan berarti tanpa adanya Controlling. Setiap kegiatan Planning, Organizing, Staffing, dan Leading, perlu diikuti dengan kegiatan Controlling. Hal ini dilakukan untuk memastikan apakah setiap tahap pencapaian tujuan terlaksana on the track. Sesuai dengan jalurnya, tidak membelok atau melenceng sedikit pun.

Contoh penerapan sederhana di LKM, untuk memastikan bahwa budaya membaca buku tetap berjalan, dilakukan reading report setiap sebelum atau sesudah kajian rutin. Atau untuk mengecek progress tiap program kerja, dilaksanakan rapat BPH tiap dua bulan sekali atau sesuai kebutuhan. Hal-hal ini perlu untuk dipertahankan dan bahkan ditingkatkan demi memastikan kendaraan LKM kita tetap on the track. Maka, kelima prinsip Manajemen tersebut dapat terimplementasi dengan baik di LKM. Selanjutnya, kita pastikan bahwa ‘selected aims’ dari LKM telah tercapai melalui proses Manajemen ini.

Ah, rumit sepertinya. Kemudian saya mencoba berpikir lebih sederhana. Grand Design LKM, bisa saja diartikan apa harapan saya untuk LKM ke depan nya. Saya bukan arsitek, saya hanya salah satu manusia pembelajar yang ada di LKM. Artinya, saya tidak mungkin merancang suatu proyeksi yang luar biasa untuk dijalankan di LKM. Saya hanya bisa berharap dan berusaha bersama para sahabat untuk mewujudkan harapan itu. Tidak sendirian tentunya.

Epilog : Harapan

Saya mungkin bisa merancang agar LKM sesuai dengan prinsip-prinsip Manajemen, namun hal ini hanyalah akan menjadi sebuah tulisan yang kemudian dilupakan jika saya tidak mengajak para sahabat pembelajar semua untuk bersama-sama menuju keutamaan LKM. Artinya, yang paling penting di sini adalah Eros (hasrat). Hasrat dari manusia-manusia di LKM untuk menjadi Sophos (orang yang bijaksana). Hasrat untuk terus menggali ilmu pengetahuan, hasrat untuk terus membudayakan baca,menulis, dan retorika, serta hasrat untuk jangan sampai membuat LKM bersedih. Sedih karena manusia-manusia di dalamnya tidak lagi mencintai dirinya.

Sekian yang bisa saya sampaikan mengenai Grand Design dalam benak saya yang masih belum bijaksana ini.